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Hagamos fácil la debida diligencia

Ildemaro Pacheco

En la columna anterior hablábamos de cómo las licencias internacionales están “formateando” a las empresas. Pero no nos confundamos: no hace falta que una petrolera te pida una carpeta de cumplimiento para que tú, como contador público, administrador, economista o abogado, tengas la obligación de saber con quién te sientas a la mesa. En Venezuela, la formalidad no es una opción “premium”; es una exigencia legal para todos nosotros. Y algo habíamos adelantado, porque en ocasiones un cliente se convierte en un caballo de troya. Pero vamos a lo práctico, ¿cómo armo esa carpeta?

Según el Artículo 9 de la LOCDOFT (el nombre es más largo que silbido de culebra, ley orgánica contra la delincuencia organizada y financiamiento al terrorismo), los profesionales en libre ejercicio —especialmente contadores públicos y abogados— somos Sujetos Obligados. Si emites opinión sobre información financiera, estructuras estados financieros o un emites informe de atestiguamiento sobre los ingresos de una persona natural, sin tener un expediente que respalde quién es esa persona, estás violando el Artículo 11, que prohíbe mantener relaciones con clientes cuya identidad no haya sido plenamente determinada. No tener ese archivo puede costarte una multa de hasta 1.000 Unidades Tributarias, y los riesgos penales subyacentes.

El cumplimiento tiene dos caras famosas: a) Conoce tu Cliente (KYC): No es solo pedir la cédula. Implica llenar la Ficha de Identificación del Cliente (FIC), verificar el origen de sus fondos y entender su actividad económica; y b) Conoce tu Trabajador (KYE): Un empleado sin verificar en una posición sensible es una bomba de tiempo que puede comprometer la integridad y reputación de toda tu firma. Y usted pensará que es broma, pero referencias forjadas y hasta títulos profesionales falsos se consiguen en la vía. ¿En serio? Yo que le digo.

¿Cómo investigar sin ser un agente de INTERPOL? Mucha gente cree que para hacer una “debida diligencia” seria se necesitan portales privados carísimos. La verdad es que, con lo que tenemos a mano de forma gratuita, podemos armar un expediente de calidad:

SENIAT (Portal RIF) / CNE (Registro Electoral) / TSJ (Buscador de Sentencias) / IVSS / INCES: Para el “Conoce tu Trabajador”, revisar el historial laboral ayuda a validar si lo que dice su currículum sobre empleos anteriores es cierto. / Listas de Sanciones (OFAC): El buscador de la OFAC es público y gratuito. Solo pones el nombre y descartas que no esté en una lista restrictiva internacional / Google y Redes Sociales: Buscas “Nombre del Cliente + noticias negativas” o “Nombre del Cliente + estafa”.

El expediente: Tu escudo de 5 años. El Artículo 10 de la LOCDOFT nos obliga a conservar estos registros (físicos y digitales) por un mínimo de cinco años después de terminada la relación. Si el SENIAT o la UNIF (Unidad de inteligencia financiera) tocan a tu puerta hoy preguntando por un cliente que se fue hace dos años y no tienes el expediente, estás en problemas. Armar una carpeta de cumplimiento no es un acto de desconfianza, es un ejercicio de debida diligencia. En Venezuela, “caminar derechito” significa documentar. Si el cliente se molesta porque le pides soportes, pregúntate: ¿Vale la pena arriesgar tu firma y tu libertad por alguien que no puede demostrar quién es? Aquí tienes la Checklist de Supervivencia Profesional para armar el expediente de tus clientes

1. Identificación Plena: Cédula de Identidad o Pasaporte vigente, RIF vigente, Ficha de Identificación del Cliente (FIC) esta última es diseño tuyo. 2) Soporte de la Actividad Económica: Estados Financieros: Certificados o auditados de los últimos tres ejercicios; Referencias Bancarias; Referencias Comerciales y Personales. 3) Declaraciones y Blindaje Ético; Declaración Jurada de Origen y Destino de Fondos: Firmada por el cliente, donde asegura que su dinero no proviene de ilícitos. Formulario de Persona Expuesta Políticamente (PEP): Para determinar si el cliente o sus familiares cercanos ocupan cargos públicos de alto nivel. 4) Investigación en Fuentes Pública: Pantallazo del Buscador TSJ; Verificación CNE / IVSS; Screening de Listas Internacionales: Consulta en la lista OFAC y de la ONU (ambas gratuitas). 5) Mantenimiento y Control: Cronograma de Actualización: Recordatorio para pedir datos nuevos; Resguardo Digital y Físico: Garantía de que esta carpeta estará guardada bajo llave y en la nube por mínimo 5 años tras cerrar el negocio.

Listo, aquí va el método, sencillo y efectivo. Nos vemos la próxima.